Sinds februari 2014 ben ik een oldtimer BMW 2002tii Touring aan het restaureren. Omdat ik nog nooit aan een auto gesleuteld heb, is het echt een HELE grote uitdaging. De auto ligt tot het laatste schroefje uit elkaar. En nu moet hij weer in elkaar. Ik ben er altijd in mijn hoofd mee bezig. De hele tijd dacht ik: oh, ik moet niet vergeten om… te doen of te bestellen. Mijn vriendin Evelyn Grooten is scrum product owner bij Bol.com. Ze gaf mij het advies om een persoonlijk kanban bord te maken.

Een kanban bord brengt orde in de chaos en rust in mijn hoofd. Het maakt een onmogelijk en onoverzichtelijk groot project weer behapbaar. Je deelt je project in allemaal kleine stukjes. Die schrijf je op gele briefjes. Koop hiervoor extra sticky briefjes van 3M want de goedkope blijven niet lang genoeg plakken. De gele briefjes bevatten taken en die werk je stuk voor stuk af.

Voor mijn kanban board heb ik 6 kolommen gemaakt. Van links naar rechts heb ik de volgende kolommen op 2 deuren in de garage geplakt:

1. Backlog
2. Uitzoeken
3. Spullen nodig
4. Klaar om te doen
5. Mee bezig
6. Klaar

Backlog

De eerste kolom bevat de backlog. Kortgezegd: elke taak die er moet gebeuren schrijf je op een apart geel briefje. Dit briefje plak je daar op. De taken moeten een duidelijk begin en einde hebben. Dus niet de carrosserie lassen. Maar wel: de wielkast links achter vervangen, de motorkap verzinken of de pedalenbak in elkaar zetten. Je kunt taken beter te klein dan te groot maken.

Uitzoeken

Voor nieuwe ontwikkelingen of zaken waar je geen ervaring mee hebt, moet je veel uitzoeken. Bij mijn auto-project ben ik constant dingen aan het uitzoeken. Als ik olie in de versnellingsbak moet doen, dan weet ik niet welke. Een simpele taak plak ik dan van de backlog naar de uitzoeken kolom.

Spullen nodig

Als ik weet welke olie er in de versnellingsbak moet dan plak ik het briefje van de uitzoeken kolom naar volgende kolom. Denk nu niet dat jij deze kolom niet hebt omdat je digitaal werkt. Ook digitaal heb je vaak spullen nodig. Bijvoorbeeld hosting, een softwarelicentie een ontwerp of een budget.

Klaar om te doen

Als je echt alles hebt uitgezocht en de spullen in huis hebt kun je de post-it in de kolom klaar om te doen plakken. Er is dan echt geen enkele mits of maar meer te verzinnen. Als je aan een taak in deze kolom start, dan moet je in staat zijn om hem ook af te ronden. In deze kolom maak je ook een rangorde met de belangrijkste taken bovenaan. Zo werk je alleen aan wat het belangrijkste is.

Mee bezig

Als je aan een taak gaat beginnen, dan kun je hem in de kolom mee bezig plakken. Eén belangrijke regel is hier van toepassing: niet aan meer dan 3 dingen tegelijk werken. Mensen kunnen dat gewoon niet. Echt niet. Ook de mensen die zeggen dat ze daar wel goed in zijn, kunnen het niet. Ze kunnen het hooguit iets beter dan de anderen, maar mensen kunnen echt maar aan een paar zaken tegelijk werken.

Klaar

Als je taak klaar is dan plak je de post-it voor die taak in deze kolom. Het is een heel belangrijke kolom. Als je aan een heel groot project werkt, zoals een complete auto, dan komt regelmatig zo’n moment dat je denkt: “waar ben ik aan begonnen.” En… “Ik kom geen stap vooruit. Ik krijg het nooit af.” Deze kolom toont je progressie. Dat is cruciaal voor je motivatie.

Mijn persoonlijke kanban bord in de praktijk

Door de kolommen wordt duidelijk hoe veel tijd er in voorbereiding gaat zitten. Als iets van de kolom klaar om te doen naar mee bezig gaat kom je er vaak achter dat je, ondanks goede voorbereiding, toch niet klaar was om deze taak uit te voeren. Bij mijn auto project mis ik vaak speciaal gereedschap of een onderdeel.

Uiteindelijk kom je erachter dat de voorbereiding gewoon beter moet. Je moet veel beter uitzoeken wat er echt moet gebeuren. Als je meer aandacht aan de kolom uitzoeken besteed, dan ga je daarna veel sneller. Doordat je in het begin de hele tijd briefjes van mee bezig weer terug hangt naar uitzoeken of spullen nodig kom je er achter hoe inefficiënt je eigenlijk werkt.

Doordat elke taak op een geel briefje staat, kom je er ook achter dat de taken die je in dit geval aan jezelf geeft, vaak niet duidelijk genoeg zijn. Ze zijn meestal te breed en hebben geen duidelijk begin of einde. De taak achteras die ik mezelf gegeven had zijn eigenlijk vele kleinere projecten waardoor het maanden duurt voordat je het echt af hebt.

Achteras in elkaar zetten is in taken/gele briefjes:

• De achteras poedercoaten
• Bouten voor achteras opnieuw kopen
• Bouten achteras verzinken (oude bouten die nog goed waren)
• Rubbers voor achteras kopen
• Remtrommels kopen
• Trommelremonderdelen kopen
• Ankerplaten kopen
• Handremkabels kopen
• Wiellagers kopen
• Wiellagervet kopen
• Wiellagers in achteras persen
• Stofkappen voor achteras kopen
• Achtterremmen monteren
• Remtrommels monteren
• Handremkabel monteren

Dit zijn dus vele gele Post-its met taken die allemaal nodig zijn voor het project achteras. Voor de motivatie is het heel mooi dat een lang lopend project in stukken opgeleverd wordt. Door al die kleinere taken komt het project telkens wat dichter bij de oplevering. En staat dus niet maandenlang de taak achteras open.

Door het kanban bord kan ik ook als het project even stil lag, gewoon weer verder gaan waar ik gebleven was. Omdat alles gewoon netjes geordend is. Ik kan het gebruik van een persoonlijk kanban bord aan iedereen aanraden. Het is ook gewoon leuk om te doen en te gebruiken. Het motiveert echt om door te gaan. Want die auto moet echt een keer af. Ik mik nu op 2016!

Vond je dit interessant?

Ontvang automatisch een mailtje wanneer er een nieuw artikel wordt geplaatst. Je e-mailadres wordt alleen hiervoor gebruikt.

Je e-mailadres: Abonneren